Rechnungen werden in vielen Bereichen benötigt. Es kann jedem einmal passieren, dass er eine Rechnung ausstellen muss, wenn er zum Beispiel privat etwas verkauft und der Käufer auf eine Rechnung besteht. Diese Form der Rechnungsstellung kann jedoch abweichen von der gängigen Form für Unternehmer. Privatverkäufer sind bei Verkäufen nicht mehrwertsteuerpflichtig und können daher ihre Rechnung relativ formlos ausstellen.
Anders sieht die Sache allerdings aus, sobald ein Privatverkäufer seine Verkäufe so steigert, dass er vom Finanzamt zum gewerblichen Verkäufer eingestuft wird. In dem Fall ist die Form der Rechnungsstellung entscheidend, wenn das Finanzamt die Rechnung ohne Probleme anerkennen und nichts daran auszusetzen haben soll. Die Rechnungsstellung ist beispielsweise nötig beim Verkauf von Waren oder bei der Erbringung von Dienstleistungen. Für gewerbliche Verkäufer sind Rechnungen entscheidend für ihre Buchhaltung wegen der Umsatzsteuerberechnungen.
Welche Angaben müssen bei der Rechnungsstellung beachtet werden?
Damit das Finanzamt die Rechnung anerkennt, müssen einige Dinge beachtet werden, die auf jeden Fall bei der Rechnungsstellung zur Anwendung kommen müssen. Auf jeden Fall müssen bei einer offiziellen Rechnungsstellung, bei der die Rechnung vor dem Finanzamt Bestand haben soll, der vollständige Name und die genaue Anschrift vermerkt werden, von dem der die Ware oder Dienstleistung liefert. Dazu gehören ebenfalls vollständiger Name und Adresse von dem Empfänger der Leistung.
Wichtig ist die Steuernummer des Unternehmens. Wenn es sich um einen Handel in ein anderes EU-Land als Deutschland handelt, muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden. Wichtig bei der Rechnungsstellung sind das Ausstellungsdatum sowie ein Vermerk über die Lieferung oder Leistung. Dieses Datum sollte mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen. Eine Rechnungsnummer, in Form einer fortlaufenden Nummerierung muss auf der Rechnung notiert sein.
Ein weiterer Punkt bei der Rechnungsstellung ist die Bezeichnung von dem Gegenstand, der geliefert wurde, mit seiner Menge beziehungsweise der Art und dem Umfang von anderen Leistungen. Liefer- oder Frachtkosten, egal ob anteilig oder pauschal finden bei der Rechnungsstellung ebenfalls Berücksichtigung und sind auf jeden Fall zu notieren.
Die Rechnung muss den aktuellen Steuerbetrag enthalten mit dem Hinweis, welcher Steuersatz zur Anwendung kommt. Auf manche Waren werden 19% Mehrwertsteuer fällig, auf andere 7%. Falls der Verkäufer der Steuerfreiheit unterliegt, muss er dies auf der Rechnung entsprechend vermerken. Dann muss natürlich auch kein Steuerbetrag ausgewiesen sein. Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag unter 150 Euro gilt eine andere Regel. Hier müssen Name und Anschrift vom Empfänger der Leistung, Steuernummer und die fortlaufende Rechnungsnummer nicht ausgewiesen werden. Sie dürfen in dem Fall fehlen. Ein prozentualer Steuersatz kann den Vorsteuerabzug ersetzen. Bei manchen Leistungen kann es zu Abschlagsrechnungen kommen. Ein Vermerk auf der Schlussrechnung gibt darüber Aufschluss, wann ein Abschlag in welcher Höhe bezahlt worden ist.
Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmer, der vorsteuerabzugsberechtigt ist, und bekommt eine Rechnung, in der eines der Merkmale fehlt, wird vom Finanzamt der Vorsteuerabzug nicht anerkannt. Das bedeutet, er kann diese Rechnung nicht absetzen. Für Privathaushalte ist die Vorsteuer nicht entscheidend, da sie in den wenigsten Fällen die Vorsteuer ziehen können. Auch Kleinunternehmer können keine Vorsteuer aus den Rechnungen ziehen. Andererseits dürfen sie auch keine Mehrwertsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, sondern lediglich den Hinweis, dass sie nach §19 Kleinunternehmer und damit umsatzsteuerbefreit sind.
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