Jeder Unternehmer schreibt Rechnungen. Ohne sie gäbe es keine Einnahmen und somit auch keine wirtschaftliche Grundlage für die Unternehmung oder eigene Firma. Das Ergebnis wäre eher früher als später der finanzielle Ruin. Daher beschäftigt sich jeder Selbstständige früher oder später mit dem Thema Rechnungsstellung. Wie erstellt man Rechnungen? Welche Informationen müssen enthalten sein? Was muss ich beachten? All diese Fragen rund um die Wirtschaftslehre sind natürlich berechtigt. Selbst gelernte Fachkräfte und BWL-Absolventen, denen die theoretischen Grundlagen bereits vermittelt wurden, müssen dann in der Praxis die Detailfragen noch einmal nachschlagen, allerdings meist gezielter als bei ungelernten Kräften. Wichtig sind jedoch auch organisatorische Fragen zum Thema Rechnungen. Wie erstelle ich die überhaupt, welche Rechnungssoftware verwende ich und wie archiviere ich Sie? Genau dabei möchten wir in diesem Artikel behilflich sein.
Ohne Rechnungssoftware arbeiten
Sie können zumindest theoretisch vollständig ohne Rechnungssoftware arbeiten und Rechnungen erstellen. Die einfachste Methode mit der es am wenigsten Vorbereitungszeit und die wenigsten Hürden beim Einstieg gibt, ist der Weg über Office Anwendungen. Sie können problemlos eine Rechnung mit Microsoft Office oder OpenOffice erstellen, diese im PDF Format exportieren und per E-Mail versenden oder drucken und per Post versenden. Das ist natürlich gerade zu Beginn einer Tätigkeit optimal, da keine zusätzlichen Investitionen in spezielle Softwarelösungen erforderlich sind. Außerdem muss auch keine Schulung oder sonstige Fortbildung besucht werden, damit die Software bedient werden kann. Wenn Sie bspw. ein Rechnungsmuster von uns herunterladen können Sie innerhalb von Minuten eine eigene Rechnung erstellen. Das System funktioniert mit ein paar Kunden und wenigen Dokumenten pro Monat. Wenn es mehr werden, zusätzlich Angebote geschrieben werden und vielleicht sogar irgendwann auch Mahnungen hinzu kommen oder der Kundenstamm größer wird, empfiehlt sich zwingend der Einsatz einer Rechnungssoftware. Dort gibt es mehrere Varianten.
Online Rechnungssoftware
Wir empfehlen gerade kleinen Unternehmen eine Online Rechnungssoftware zu verwenden. Es bietet gegenüber der Datenhaltung in Form von Office Dateien enorme Vorteile. Sie können alle Kunden in einer zentralen Datenbank speichern, Sie haben können immer wiederkehrende Artikel oder Dienstleistungen in Ihrem Produktstamm hinterlegen, erstellen alle Rechnungen, Angebote, Mahnungen und Auftragsbestätigungen online können diese direkt über das Internet versenden. Dabei spielt es keine Rolle ob Sie eine Rechnung online versenden wollen oder ob dies per Briefpost geschehen soll. Zu absolut fairen Preisen können Sie bei Billomat über Drittanbieter auch normale Papierrechnungen erzeugen und versenden. Die Kosten unterscheiden sich dabei nahezu nicht von einem selbst versendeten Brief bei dem das Papier, Porto, die Kosten für den Umschlag sowie eigene Arbeitszeit berücksichtigt werden müssen.
Schön bei Lösungen wie Billomat ist vor allen Dingen dies sehr einfache Wechselspiel zwischen den einzelnen Dokumenten. Es vereinfacht den Workflow ungemein. Sie erstellen zum Beispiel ein Angebot für Ihren Kunden bequem im Browser. Anschließend akzeptiert der Kunde das Angebot, Sie markieren es entsprechend als gewonnen und können gleich eine Auftragsbestätigung senden. Auch eine Rechnung wird so später mit wenigen Klicks erstellt. Wenn der Kunde dann nicht bezahlt bereiten Sie mit wenigen Handgriffen die entsprechende Rechnung vor. Der reale Nutzen von Billomat geht weit über dies hinaus.
Wir erzählen Ihnen gezielt nicht von anderen Anbietern oder bieten eine allgemein Übersicht um Geld zu verdienen. Wir tun dies in der Tat aus Überzeugung, denn wir benutzen diese hier vorgestellte Lösung von Billomat selbst aktiv. Es gibt noch weitere Anbieter solcher Lösungen, von denen wir jedoch keine praktischen Erfahrungsberichte geben können. Daher können wir keine authentische Alternative Empfehlung abgeben.
Testen Sie Billomat einfach selbst vollkommen kostenlos und frei von Risiko: Sie können die kleinste Variante von Billomat ohne Zeitlimit testen. Lediglich die monatlichen Dokumente sowie die Anzahl der Kunden ist begrenzt. Ausprobieren lohnt sich!
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