Rechnungen schreiben

Egal ob Unternehmen oder Einzelgesellschaft, jeder Unternehmer muss nach erbrachter Leistung oder dem Verkauf eines Produktes Rechnungen schreiben können. Dabei tappen viele junge Unternehmer noch oft in die Falle, die sich beim Rechnungen schreiben auftut. Auf der Rechnung müssen viele Daten stehen und diese müssen auch vollständig vermerkt sein, ansonsten ist die Rechnung nicht gültig. Im heutigen Zeitalter findet die Rechnungsstellung meist elektronisch statt, doch viele Unternehmen setzen weiterhin auf die schriftliche Rechnung. Zudem gibt es Unterschiede, die z. B. ein Kleinunternehmer bei seiner Rechnung beachten muss, im Gegensatz zu einem Unternehmen, das umsatzsteuerpflichtig ist. Wie Sie sehen, müssen viele Faktoren und Angaben bei einer korrekten Rechnung berücksichtigt werden.

Einfach Rechnungen schreiben

Grundsätzlich muss eine Rechnung auf dem schriftlichen Wege erfolgen, außer, der Empfänger gibt sein Einverständnis zur elektronischen Übermittlung der Rechnung. Wichtig ist auch die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen. 10 Jahre muss ein Unternehmer seine Rechnungen aufbewahren, dabei ist dieser auch verantwortlich für die Sicherung der Rechnungen. Oftmals lohnt es sich, die Rechnungen abzuheften und zusätzlich in einer Cloud oder auf einer externen Festplatte abzuspeichern, um doppelte Sicherheit zu haben, falls eine der Kopien durch höhere Gewalt vernichtet wird. Folgend listen wir Ihnen die wichtigsten Punkte auf, die beim Rechnungen schreiben beachtet werden müssen.

So schreiben Sie eine gültige Rechnung

Rechnungen, die von Unternehmer an andere Unternehmer gestellt werden, müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung an den Empfänger geschickt werden. Werden Rechnungen an Privatkunden gestellt, ist keine maximale Frist gegeben, sofern nicht nach der Rechnung ausdrücklich verlangt wird. Eine Ausnahme gibt es beim Kauf von Grundstücken, dort gibt es extra Richtlinien, die eingehalten werden müssen. Eine Bankverbindung sollte unbedingt auf der Rechnung vermerkt sein, um Missverständnissen vorzubeugen. Besitzen Sie einen Steuerberater, sollten Sie das Rechnungsmuster prüfen lassen. Es kam schon vor, dass Unternehmer alle Rechnungen erneut schreiben mussten, da das Muster fehlerhaft war und wichtige Angaben gefehlt haben. Genau deshalb ist es wichtig, dass beim Rechnungen schreiben alle Richtlinien eingehalten werden.

Kleinunternehmer müssen zusätzlich aufpassen

Eine Rechnung ist ohne Unterschrift gültig, Kleinunternehmer müssen jedoch aufpassen. Wer unter 17.500 € im Jahr durch sein Unternehmen verdient, gilt automatisch als Kleinunternehmer. Sie haben also die Möglichkeit, sich von der Umsatzsteuer zu befreien. Stellen Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, sollte in der Rechnung vermerkt sein, dass laut § 19 (1) UStG keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Auch Rechnungen, deren Betrag unter 150 € laufen, unterliegen einer gesonderten Regelung. Hier können einige Pflichtangaben wie z. B. die Steuernummer weggelassen werden und bringen somit eine erleichterte Rechnung mit sich. Rechnungen schreiben kann auch einfach sein.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Wer Rechnungen schreiben will, muss auf dieser vermerken, von wem die Rechnung gestellt wird und an wen sie sich richtet. Zudem muss eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Datum der Rechnung und die Steuernummer auf der Rechnung zu finden sein. Eine einfache Methode um Rechnungen zu schreiben ist es, sich Vorlagen für verschiedene Office-Programme herunterzuladen und dort die jeweiligen, individuellen Angaben einfach einzutragen. So erfolgt eine schnelle und zeitsparende Rechnungserstellung. Alternativ kann der Unternehmer auch selbst mit Office-Programmen Rechnungen schreiben. Egal wie und wo Sie eine Rechnung schreiben, letzten Endes wird diese nur als gültig erkannt, falls sich alle Pflichtangaben auf dieser befinden. Deshalb: Augen auf beim Rechnungen schreiben!