Rechnungen haben eine sehr lange Historie, genauso wie die Buchführung selbst. Lange vor modernen Zeiten gab es Rechnungen in Papierform, die sich bis heute gehalten haben. Mit zunehmender Verbreitung von IT-Technologie und zunehmender Onlinekompetenz von Mitarbeitern und Unternehmern selbst, sind auch immer mehr Firmen im Internet aktiv, haben dort eine Präsenz und sind auch über Onlinemedien erreichbar. Aufgrund dessen zeigt sich der Fortschritt auch hier und eine wirklich positive Entwicklung entsteht. Es ist heutzutage bei den meisten Kunden kein Problem mehr, Rechnungen online zu zustellen. Die meisten Firmen sind im Internet über eine E-Mailadresse erreichbar, die auch tatsächlich regelmäßig abgerufen wird. In einigen Branchen besteht hier noch Nachholbedarf, was sich jedoch in naher Zukunft sicher auch ändern wird.
Rechnungen online versenden
In den letzten Jahren hat das Thema Onlinerechnung mehr und mehr Anhänger gefunden. Speziell seit den Änderungen im Jahr 2011, bei denen die gesetzlichen Rahmenbedingungen gelockert wurden, werden immer mehr Rechnungen online versendet. Das ist natürlich nachvollziehbar. Seit die digitale Signatur nicht mehr zwingend benötigt wird, ist es deutlich einfacher und günstiger geworden elektronische Rechnungen an Kunden zu übermitteln. Dies nutzt am Ende alle beteiligten. Der Versender spart Portokosten für den Briefversand, es muss keine Rechnung auf Papier gedruckt werden und auch der Umschlag aus Papier wird nicht benötigt. Hinzu kommt eine nicht unerhebliche Zeitersparnis, die bei einer größeren Menge an Briefen der Fall sein kann.
Es gibt allerdings weiterhin Anforderungen an Rechnungen online. Das Format welches sich durchgesetzt hat ist der PDF Standard. Nahezu jeder Computer hat bereits zu Beginn die Möglichkeit PDF-Dokumente zu öffnen. Das ist ein großer Vorteil, jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Gesetzlich betrachtet bestehen die gleichen Anforderungen wie an andere Rechnungen und Geschäftsbriefe auf Papier auch. Es müssen die gleichen Informationen enthalten sein, der Absender und Empfänger korrekt und ähnliches.Eine Besonderheit gibt es: Der Empfänger muss dem Empfang von Onlinerechnungen zustimmen. Theoretisch müsste man diese Erklärung vorab schriftlich einholen. Allerdings sind die elektronischen Rechnungen mittlerweile so weit verbreitet, dass dies nicht mehr notwendig ist. Die Zustimmung erfolgt auch durch konkludentes Handeln zustande. Bezahlt ein Kunde eine elektronische Rechnung, stimmt er implizit zu.
Rechnungen online erstellen
Neben der Möglichkeit Rechnungen online zu versenden, kann man mittlerweile auch die komplette Verwaltung von Kunden, Angeboten, Lieferscheinen, Mahnungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und ähnlichem vollständig online erledigen. Gerade für Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen ist das eine wunderbare Lösung. Man kann alle Daten direkt im Browser erfassen, seinen Kundenstamm dort verwalten, Artikel erstellen und für jeden Kunden neue Dokumente erzeugen. Das beste daran ist: Erstellte Dokumente können natürlich auch in verschiedene weiterführende Formate überführt werden. Dies bedeutet zum Beispiel, dass man aus einem Angebot auch direkt Rechnungen oder Auftragsbestätigungen erzeugen kann, aus einer Rechnung eine Mahnung werden kann und so weiter. Man spart sich über derartige Online Lösungen eine Menge Zeit und kann viel organisierter mit seinen Kunden umgehen.
Ein Anbieter, über den Rechnungen online erstellt und verwaltet werden können, ist Billomat. Wir arbeiten selbst mit Billomat und haben über mehrere Jahre nur gute Erfahrungen gesammelt habe. Billomat sollten Sie unbedingt ausprobieren, denn das beste ist: Die Basisversion ist vollständig kostenfrei. Es gibt keine zeitlich begrenzte Testversion, sondern eine im Umfang begrenzte kostenlose Basispaket. Sie können nur begrenzt Dokumente und Kunden anlegen, sind jedoch ansonsten vollständig frei in Ihren Möglichkeiten. Also: Unbedingt sofort anmelden und einen kostenlosen Billomat Account sichern!
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