Für ein Unternehmen sind Rechnungen überlebenswichtig. Sie müssen bei dem Verkauf von Waren, aber auch bei dem Erbringen von Dienstleistungen verfasst werden. Ohne Rechnungen gibt es keine Einnahmen, was früher oder später zum wirtschaftlichen Ruin führt. Diese grundlegende Gesetzmäßigkeit ist vermutlich fast so alt wie unternehmerische Tätigkeit selbst.
Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel wie Sie Rechnungen erstellen können, worauf es dabei zu achten gilt und wie eine fertige Rechnung aussehen könnte. Dazu stellen wir eine kostenlose Rechnungsvorlage zur Verfügung.
Rechnungen erstellen und versenden
Wenn Sie Rechnungen erstellen ist zunächst egal mit welchen Werkzeugen Sie dies tun. Es gibt einige grundlegende Aspekte die immer beachtet werden müssen. Auf der fertigen Rechnung müssen einige Angaben enthalten sein. Vergessen Sie einige davon, führt das über kurz oder lang zu Problemen. Zum einen wird das Finanzamt die Rechnungen ablehnen. Zudem könnten Sie mit Ihren Kunden Schwierigkeiten bekommen, da diese die Rechnung gar nicht erst akzeptieren und Sie entsprechend neue Rechnungen vorbereiten müssen. Da Rechnungen lediglich Geschäftsbriefe sind, gelten für Sie die gleichen Anforderungen wie an einen normalen Geschäftsbrief auch. Hinzu kommen noch weitere geforderte Pflichtangaben. Eine genau Liste finden Sie im Gesetzestext – Pflichtangaben gemäß §14 (4) UstG.
Rechnungen manuell erstellen
Der einfachste Weg ist natürlich, wenn Sie manuell Rechnungen erstellen. Gerade am Anfang einer unternehmerischen Tätigkeit ist das eine gute Idee. Immerhin schreibt man noch nicht so viele Rechnungen und kann in den ersten Wochen etwas Geld sparen, wenn man die ersten Rechnungen selbst erstellt. Optimal dazu geeignet sind MS Office Anwendungen. Wichtig ist jedoch, dass diese grundlegend mit der DIN 5008 kompatibel sind. So erwartet Sie der Kunde und so sind ist das Schreiben auch zu den Briefumschlägen mit Fenster kompatibel.
Die erste Vorlage selbst zu erstellen nimmt jedoch einige Zeit in Anspruch. Deshalb bieten wir Ihnen eine passende Rechnungsvorlage im Format Word (.docx) und Excel (.xlsx) an.
Achtung: Sie können mit den Dokumenten kostenlos Rechnungen erstellen. Wir übernehmen allerdings keine Haftung. Die Verwendung erfolgt auf eigene Gefahr.
Online Lösungen
Eine deutlich bequemere und fortschrittlichere Alternative zu manueller Rechnungserstellung sind Online Lösungen wie die von Billomat. Sie haben dort die Möglichkeit alle Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen usw. direkt online vorzubereiten, zu speichern, zu drucken und auch zu versenden.
Der größte Vorteil besteht jedoch in der Möglichkeit die Dokumente in Abhängigkeit zu erstellen. Der Kunde bezahlt eine Rechnung nicht? Erstellen Sie innerhalb weniger Augenblicke eine Mahnung dazu! Sie haben ein Angebot verschickt und der Kunde dieses akzeptiert? Innerhalb weniger Momente erstellen Sie eine Auftragsbestätigung. Auch zu einem Angebot eine Rechnungen erstellen ist später problemlos möglich. Sie verwalten Ihre Kunden online, legen Artikel an und können alle Dokumente bei Bedarf anpassen und eigene Vorlagen verwenden. So bleibt Ihre Corporate Identity dauerhaft gewahrt. Der Versand der Dokumente kann direkt erfolgen und entweder per E-Mail oder per Post (über Drittanbieter) erledigt werden. Einfacher kann wirklich fast nicht werden.
Und das Beste: Billomat können Sie in der kleinsten Version kostenlos nutzen! Es entstehen keinerlei Kosten und auch keine zeitliche Begrenzung! Lediglich die Anzahl der Kunden und Dokumente ist eingeschränkt.
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