Im Alltag eines Unternehmens entstehen Geschäftsbriefe, es werden E-Mails gesendet, geschäftliche Korrespondenz wird verfasst, es werden Angebote, Rechnungen und Mahnungen geschrieben. Zudem werden natürlich auch viele Dinge empfangen. Ein Firma holt selbst Angebote ein, es werden Rechnungen empfangen, bei Einkäufen oder sonstigen Ausgaben werden Quittungen erzeugt und im schlimmsten Fall geht sogar mal eine Mahnung ein. Auch sonstige Geschäftsbriefe, die über normale Werbung hinausgehen, werden empfangen. Diese ganze Treiben ist weitestgehend normal und wird von Tag 1 an von Selbstständigen akzeptiert. Was viele gerade zu Beginn der Tätigkeit jedoch nicht wissen: all diese Dinge müssen archiviert werden. Es gibt eine gesetzlich festgeschriebene Aufbewahrungspflicht, die es einzuhalten gilt!
Geltende Aufbewahrungspflichten
Die Aufbewahrungspflicht ist in verschiedene Kategorien oder Stufen unterteilt. Es gibt Dokumente und Belege die länger aufbewahrt werden müssen als andere. Ein Großteil der Unterlagen ist 10 Jahre aufzubewahren. Es gibt dabei jedoch auch Ausnahmen, für die lediglich eine Frist von 6 Jahren gilt. Hier eine genauere Übersicht:
- 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Belege für Buchungen
- 6 Jahre: Sonstige Handelsbriefe (empfangene und versendete)
Wichtig ist dabei unbedingt eine chronologische Sortierung. Legen Sie sich pro Jahr mindestens einen Aktenordner an. Wenn dieser nicht ausreicht sind natürlich mehr gefordert. Jedoch sollte man im Idealfall nicht mehrere Jahre im gleichen Ordner vorhalten. Wenn die Unterlagen einmal zum Steuerberater gehen oder ähnliches, ist es immer praktisch nicht die Unterlagen vom laufenden Geschäftsjahr abzugeben. Eine genauere Übersicht zu den festgelegten Fristen für die Unterlagenarten bieten die entsprechenden Gesetzestexte. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Aufbewahrungspflicht einhalten
Die Aufbewahrungspflicht ist eine gesetzlich festgelegte Verpflichtung, mit der die Gesetzgebung gerne sicherstellen möchte, dass bei einer möglichen Betriebsprüfung alle Unterlagen vorhanden sind. Bei einer Betriebsprüfung, auch Außenprüfung genannt (siehe Wikipedia dazu), kontrolliert das zuständige Finanzamt die gesamten steuerlich relevanten Sachverhalte und führt eine vollständige Prüfung durch. Wichtig ist daher also, dass alle Unterlagen zu einer Prüfung zur Verfügung stehen. Genau diese kaufmännische Pflicht sowie die exakte Dauer der Aufbewahrung werden im §257 HGB sowie in §147 Abgabenordnung festgelegt. Ganz wichtig zudem, es werden nicht nur gesetzliche Zeiten definiert und Fristen festgelegt. Es wird unter anderem definiert, dass die Unterlagen geordnet aufzubewahren sind! Das hat elementare Bedeutung. Wenn Sie Ihre Unterlagen chaotisch in Stapeln bereithalten, hat dies für das Finanzamt ebenfalls keinerlei Wert. Im besten Fall werden Sie dann bei der Ordnung der Unterlagen vorab beaufsichtigt.
Wer ist aufbewahrungspflichtig?
Die Aufbewahrungspflicht besteht grundlegend für alle Unternehmer und jene, die als Kaufleute auftreten und gewerblich handeln. Wer also eine Tätigkeit mit einer Gewinnerzielungsabsicht ausführt, was die Grundlage eines wirtschaftlichen Unternehmens ist, muss die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beachten und befolgen. Ganz wichtig dabei ist auch, dass die Fristen nicht nur gelten solange die Unternehmung existiert. Wenn zum Beispiel ein Start-Up Unternehmen sich am Markt nicht wie vorab kalkuliert oder erhofft durchsetzen kann und bspw. nach einem Jahr aufgrund von Unwirtschaftlichkeit aufgelöst werden muss, bedeutet dies nicht, dass die Papiere und Unterlagen ebenfalls vernichtet werden können. Die Aufbewahrungspflicht ist bis zum Ablauf der jeweiligen Fristen gültig. Alle Papiere und archivierten Dokumente bzw. Belege sind weiterhin vorzuhalten.
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