© Gina Sanders – Fotolia.com
Zumindest in der Sache, ist das Schreiben einer Rechnung die größte Bestätigung für ein Unternehmen. Nur so funktioniert der wirtschaftliche Gedanke, der hinter einer Firma steckt. Nicht nur, dass ein Kunde Interesse an den eigenen Diensten und dem eigenen Angebot hatte. Bereits das ist ein erster wichtiger Schritt. Er ist darüber hinaus sogar bereit Geld für das Angebot, die Leistung oder die Waren zu bezahlen. Aus einem Interessenten wird dann ein Kunde. Doch dafür muss zunächst eine Rechnung geschrieben werden.
Was gehört eigentlich alles in eine Rechnung? Welche Angaben dürfen nicht fehlen? Wie strukturiert man ein solches Dokument? Startet man bei einer weißen Seite, scheint es endlos viele Möglichkeiten zu geben. Wir bieten kostenlos ein Rechnungsformular als Vorlage für eigene Ausgangsrechnungen an. Darauf können Sie eigene Ausführungen aufbauen.
Rechnungsformular anfordern
Das Rechnungsformular steht Ihnen nach einer Anmeldung zu unserem Newsletter zum Download bereit. Das Muster kann für die gängigen Office Formate .docx (Word) und .xlsx (Excel) bezogen werden. Die Verwendung der jeweils nativen Dateiformate soll vor allen Dingen Probleme bei der Formatierung und Darstellung vermeiden.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass wir keinerlei Haftung für das Rechnungsformular übernehmen. Verstehen Sie die Muster als inhaltliche Inspiration und Formulierungshilfen. Die Verwendung erfolgt auf eigene Gefahr.
Mit der Vorlage arbeiten
Wir bieten ein Muster an. Selbstverständlich muss also das Rechnungsformular noch durch Sie angepasst werden. Das bedeutet, wenn Sie eine Rechnung schreiben, sind alle exemplarisch hinterlegten Daten anzupassen. Klingt natürlich logisch? Sollte aber trotzdem einmal klar gesagt werden. Wichtig vor allem: Die Daten dürfen nicht einfach entfernt werden. Ersetzen Sie nach bestem Wissen und Gewissen die Angaben. Bis auf das optionale Logo und die Angaben im Footer, die für ein professionelleres Layout sorgen sollen, werden alle Daten vom Finanzamt verlangt.
Los geht es bei den korrekten Anschriften. Wir erwähnt, sind in unserem Rechnungsformular natürlich nur Beispieldaten hinterlegt. Achten Sie darauf, dass sowohl die eigene als auch die Kundenadresse, der Firmenname und auch die Rechtsform korrekt sind! Bei Fehlern reagiert das Finanzamt sehr empfindlich. Ist der Kunde eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die Sie fälschlicherweise als GmbH adressieren, wird das Finanzamt die Rechnung bei ihrem Kunden nicht akzeptieren. Solche Fehler sind ärgerlich und kosten am Ende zusätzliche Arbeitszeit, sowohl beim Kunden als auch bei ihnen.
Sehr wichtig darüber hinaus ist eine eindeutige Rechnungsnummer. Die muss, auf das Geschäftsjahr bezogen, eindeutig sein und darf nicht doppelt vergeben werden. Auch dies ist sehr wichtig, da es sonst mindestens zu Rückfragen vom Finanzamt kommt. Die Kundennummer sollte ebenfalls eindeutig vergeben werden. Beide Felder sind im Rechnungsformular hinterlegt.
Achten Sie außerdem auf die Angabe Datum und zusätzlich Lieferdatum. Das Datum ist generell das Datum der Rechnungsstellung. Werden mit der Rechnung gelieferte Waren abgerechnet, handelt es sich um ein Lieferdatum. Wurde stattdessen eine Leistung erbracht, ist zwingend ein Leistungsdatum anzugeben. Die Wahl zwischen beiden Varianten ist jedoch zweitrangig, wenn Sie vergessen mindestens eine der beiden Varianten zu wählen. Bei einem Mix aus Leistungen und Lieferungen können sie auch Liefer-/Leistungsdatum verwenden. Wichtig ist nur, dass es neben dem Datum immer benötigt wird.
Comments are closed.