Über viele Jahre hinweg waren herkömmliche Rechnungen in Papierform der Standard in eigentlich jeder Branche. Der Prozess war häufig der gleiche. Spätestens zum Monatsende hin mussten Rechnungen geschrieben werden, für alle offenen Forderungen wurden Rechnungen erstellt und ausgedruckt. Anschließend mussten Sie alle gefaltet, in Umschläge verpackt und frankiert werden. Je nach Größe des Unternehmens konnte das schon einmal einige Zeit in Anspruch nehmen. Zudem sind dabei schon in kleineren Unternehmen nicht unerheblich wenig Briefe und Sendungen zusammen gekommen. Die mussten dann alle in größeren Boxen gesammelt zur Poststelle gebracht werden. Auch heute gibt es diese Abläufe noch. Jedoch hat sich der Umfang deutlich reduziert. Die Online Rechnung ist auf dem Vormarsch und ist dabei das Leben von Unternehmen, aber auch von Rechnungsempfängern, einfacher zu machen.
Online Rechnung erstellen
Eine Online Rechnung ist grundlegend erst einmal nur eine elektronische Rechnung, die dem Empfänger übermittelt wird. Als Standard gilt hier das PDF Format, da es offen ist und für jede Plattform eine Anwendung zum öffnen und lesen von PDF Dokumenten bereit steht. Das ist unglaublich wichtig. Zudem ist es schwieriger eine PDF Datei zu editieren, als dies bei einem normalen Office Dokument der Fall wäre. Wenn eine Rechnung für den Versand über das Internet vorbereitet wird, folgen Sie dabei quasi den gleichen Schritten wie bei dem Versand einer gedruckten Rechnung. Allerdings wird das Dokument nicht ausgedruckt und per Post oder Fax verschickt, sondern zum Beispiel per E-Mail.
Eine Möglichkeit besteht zum Beispiel darin, einfach ein Office Programm wie OpenOffice oder LibreOffice zu verwenden, um dann bspw. mit einer Musterrechnung von uns die Rechnung vorzubereiten. Alle Angaben noch einmal gründlich kontrollieren und anschließend die fertige Datei in das PDF Format exportieren. Schon ist die Online Rechnung für den Versand an den Kunden bereit.
Signaturen für Rechnung?
Es gab früher in der Tat die Problematik, dass die Echtheit einer digitalen Online Rechnung über eine spezielle Signatur verifiziert werden musste. Diese aus unserer Sicht sinnlose Regelung ist mittlerweile gelockert und angepasst worden, sodass auf derart teure und unnötige Maßnahmen verzichtet werden kann. Immerhin muss man bedenken, dass auch jede Papierrechnung theoretisch gefälscht sein könnte. Dort kann man auch nicht verlangen, dass jedes Papierdokument wie früher mit einem speziellen Siegel als Echt bestätigt wird. Und selbst dies wäre auch wieder nicht fälschungssicher. Daher können Sie unbesorgt sein. Es ist mittlerweile kein Problem mehr, eine Rechnung im PDF Format an Kunden zu versenden.
Allerdings gibt es noch eine Ausnahme zu beachten. Der Kunde muss dem Empfang von PDF Dokumenten als Rechnung zustimmen. Sie können diese Zustimmung auf mehreren Wegen erreichen. Zum einen können Sie bereits in den AGB Ihres Unternehmens entsprechende Formulierungen hinterlegen. Der Kunde muss dann bei einem Auftrag mit seiner Unterschrift die AGB akzeptieren. Alternativ können Sie natürlich auch explizit erfragen, ob eine Online Rechnung in Ordnung sind. Die einfachste Möglichkeit jedoch besteht darin, die Bestätigung über konkludendes Handeln einzuholen, also über stillschweigende Zustimmung. Wenn Sie dem Kunden eine elektronische Rechnung senden und er diese bezahlt, gilt dies als eine Akzeptanz des digitalen Formats.
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